JOURNEY TO USERSHIP™
Comment réduire le délai de clôture
Comment assurer une clôture comptable fluide ? Automatisez vos transactions et standardisez vos processus pour garantir l’exactitude de vos données. Évitez à tout prix les saisies manuelles !
Automatisez, automatisez, automatisez
Lorsqu’il s’agit de clôturer les comptes, la plupart des équipes financières commencent toujours par se poser la question suivante : « Comment comptabiliser efficacement chaque transaction, en consacrant le moins de temps possible à la correction des erreurs ? »
Sachant que la grande majorité des erreurs sont dues à des écarts causés par des saisies manuelles, il est essentiel d’automatiser et de standardiser autant que possible toutes vos transactions, tout au long du mois, qu’il s’agisse d’une nouvelle inscription, d’un changement d’abonnement ou d’un renouvellement.
L’automatisation de ces transactions au fur et à mesure qu’elles se produisent vous permet de garder votre équipe sereine et vos données propres, ce qui est particulièrement crucial pendant les périodes de l’année où les volumes de transactions sont traditionnellement élevés. Par exemple, la fin du trimestre pour les entreprises B2B et les périodes de vacances pour les entreprises B2C. Les transactions standard sont relativement faciles à automatiser, mais les transactions plus complexes peuvent nécessiter une attention particulière sur certains points :
- Contrats pluriannuels complexes
- Abonnements/mises à jour de contrat (par exemple, ajout de postes, suppression de formules)
- Suspension de l’abonnement (par exemple, pendant trois semaines)
- Renouvellements ou annulations
Standardisez vos processus de clôture pour garantir la prévisibilité
Des processus standardisés qui peuvent garantir la prévisibilité sont absolument cruciaux pour les comptes débiteurs, la comptabilité des revenus et d’autres éléments clés du processus de clôture. Si une partie de la formule est moins prévisible que d’autres, il est temps de se concentrer sur le problème :
Pour la facturation :
Veillez à disposer d’un moyen reproductible et automatisé de récapituler vos factures chaque mois pour votre système comptable. Les équipes le font souvent en standardisant et en automatisant les processus de facturation pour les nouvelles ventes, les renouvellements, les extensions et les ventes incitatives. Cette approche permet à des équipes de facturation réduites d’évoluer même lorsque les volumes de transactions augmentent.
Plus ces transactions sont standardisées, plus il est probable que votre équipe chargée des comptes débiteurs passe moins de temps sur les rapprochements à la fin du mois. BetterCloud, par exemple, a standardisé tous ses processus comptables, ce qui lui permet de réaliser une clôture comptable en 4 à 5 jours, par deux ETP et demi.
Pour les revenus :
En standardisant votre manière de comptabiliser vos recettes pour différents types de contrats, vous permettez à votre équipe de comptabilité des revenus d’évoluer, même lorsque le volume de contrats et les modifications de contrats augmentent. Les équipes comptables utilisent souvent une solution de comptabilisation des recettes pour définir des règles de revenus et appliquent automatiquement le modèle de comptabilisation standard à mesure que les contrats sont créés ou modifiés.
L’étude de cas d’Appdynamics constitue un excellent exemple. L’entreprise a automatisé la comptabilisation de ses recettes afin de comptabiliser automatiquement les revenus des contrats complexes et des services professionnels, ce qui lui permet de clôturer ses comptes plus rapidement à la fin du mois.
Et qui dit moins de jours consacrés à la clôture de fin de mois, dit plus de temps que ces ressources peuvent consacrer à des initiatives stratégiques plus précieuses. La clé pour gagner du temps sur ce processus mensuel ? Une automatisation et une standardisation qui garantissent des données de qualité.
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– Rahma Samow
Responsable de Siemens Healthineers Digital Health Global
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